Zu lernen, wie man eine Rechnung erstellt, kann Ihrem Unternehmen helfen, pünktlich bezahlt zu werden. Verspätete Zahlungen können Ihren Cashflow stören.
Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden?
Durch Zusendung korrekter Rechnungen.
Wenn Sie eine Rechnung richtig erstellen, können Sie pünktlich bezahlt werden. Es hilft Ihnen auch, Ihr Einkommen zu verfolgen. Rechnungen helfen Ihnen, organisiert zu bleiben und fair bezahlt zu werden.
In diesem Artikel stellen wir einen neunstufigen Prozess vor, mit dem Sie Ihre eigene Rechnung erstellen können (richtig).
Schritt 1: Beginnen Sie mit einer professionellen Vorlage
Das Erstellen von Rechnungen am Computer ist ganz einfach. Sie benötigen die richtigen Rechnungssoftware-Tools oder -Vorlagen.
Rechnungsvorlage: Verwenden Sie eine professionelle Rechnungsvorlage. Rechnungen von Grund auf neu zu erstellen kann zeitaufwändig und verwirrend sein.
Der größte Vorteil bei der Verwendung einer Rechnungsvorlage besteht darin, dass Sie sich nicht um das Design kümmern müssen. Sie können sich darauf konzentrieren, korrekte Informationen über Ihr Unternehmen, Ihren Kunden und Ihre Transaktionen einzugeben. Dies kann Ihnen helfen, auf lange Sicht Hunderte von Stunden zu sparen.
Es gibt viele Ressourcen, die Ihnen helfen, die richtige Rechnungsvorlage für Ihr Unternehmen zu finden. Sie können beispielsweise die integrierten Rechnungsvorlagen in Microsoft Word oder Excel (Windows-Benutzer) oder Pages (Mac-Benutzer) durchsuchen, um loszulegen.
Schritt 2: Firmendetails hinzufügen
Nachdem Sie eine Rechnungsvorlage ausgewählt haben, können Sie nun mit dem Hinzufügen Ihrer Informationen beginnen.
Zuerst müssen Sie die Firmendetails sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihren Kunden hinzufügen. Dazu gehören die folgenden Informationen:
Ihr Firmenname
Ihre Firmenadresse
Ihre Kontaktdaten (Firmenname, Telefonnummer, E-Mail)
Firmenname des Kunden
Firmenadresse des Kunden
Kontaktdaten des Kunden
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen, einschließlich der Besonderheiten Ihres Kunden, noch einmal überprüfen. Wenn Sie falsche Angaben machen, z. B. eine falsche Adresse, kann dies zu unnötigen Zahlungsverzögerungen führen.
Kennzeichnen Sie Ihre Rechnungen, damit sie professioneller und erkennbarer aussehen. Fügen Sie oben Ihr Firmenlogo hinzu und integrieren Sie Ihre Markenfarben und Schriftarten in das Rechnungsdesign.
Schritt 3: Identifizieren Sie Ihre Rechnung
Fügen Sie Rechnungen eine eindeutige Identifikationsnummer hinzu. Es ist in mehrfacher Hinsicht nützlich. Es hilft Unternehmen und Kunden, den Überblick über alle ihre Rechnungen zu behalten.
Eine eindeutige Rechnungs-ID kann Unternehmen auch dabei helfen, die Gesamtzahl der Rechnungen, die sie in einem bestimmten Zeitraum versendet haben, zusammen mit dem durchschnittlichen Bestellwert zu berechnen.
Achten Sie auf die Größe und Platzierung Ihrer Rechnungs-ID. Am besten platzieren Sie Ihre Rechnungs-ID in der oberen rechten oder linken Ecke Ihrer Rechnung.
Schritt 4: Listen Sie die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen auf
Im nächsten Teil erstellen Sie eine detaillierte Liste der Produkte und Dienstleistungen, für die Sie Rechnungen stellen.
In diesem Abschnitt sollten Sie so gründlich wie möglich sein. Das Erstellen einer Tabelle ist eine hervorragende Möglichkeit, die gelieferten Artikel zu organisieren.
Diese Artikeltabelle könnte die folgenden Informationen enthalten:
Seriennummer
Namen der gelieferten Artikel
Die Menge der gelieferten Artikel
Eine kurze Beschreibung zu jedem Artikel
Die Kosten für jeden Artikel in der Liste
Der Stunden- oder Tagessatz
Versuchen Sie, Ihre Einzelliste einfach und unkompliziert zu halten. Sie möchten nicht zu viele Spalten oder Text hinzufügen. Es kann Ihren Kunden verwirren und Probleme verursachen.
Schritt 5: Geben Sie den fälligen Gesamtbetrag an
Nachdem Sie die Liste der gelieferten Artikel zu Ihrer Rechnung hinzugefügt haben, müssen Sie im nächsten Schritt den Gesamtbetrag angeben, der von Ihrem Kunden fällig ist. Dieser Schritt kann so einfach sein wie das Addieren der Kosten für jeden Artikel. Dies geschieht am besten, indem Sie eine Nettosumme (oder Zwischensumme) und dann eine Endsumme anzeigen.
Schritt 6: Erwähne alle Daten
Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung die folgenden Daten enthält:
Rechnungsdatum. Dies ist das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen oder senden.
Lieferdatum. Dies ist das Datum, an dem Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen geliefert haben.
Fälligkeitsdatum. Dies ist die Zahlungsfrist.
Schritt 7: Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an
Zahlungsbedingungen beinhalten alle Informationen zur Rechnungszahlung.
Erwägen Sie, einige oder alle der folgenden Zahlungsmethoden anzubieten:
- Kasse
- Banküberweisung
- Schecks
- Debit- oder Kreditkarte
- PayPal
Das Anbieten von Online-Zahlungsmethoden kann Ihre Chancen erhöhen, pünktlich bezahlt zu werden.
